「ZoomとTeams、うちの会社はどっちに統一すればいい?」——社内はTeams、取引先とはZoom、人によってバラバラ。リンクを探すだけで消耗する状態、よくあります。
結論から言うと、この2つの比較は難しく考える必要がなく、判断基準は2つだけです。機能の細かい差は、もはや勝敗を分けるレベルにありません。
私は実務で両方を毎日使っている担当者です。この記事では、統一の判断基準2つと、どちらを選んでも効く「会議そのものの時短」(議事録のAI化)まで紹介します。
前提:機能差はほぼ決着がついている
画質・音質・画面共有・録画・背景ぼかし——数年前は差がありましたが、現在は日常業務で困らないレベルで両者とも揃っています。だから「機能比較表」を眺めるのは時間の無駄で、見るべきは自社の環境です。
判断基準1: Microsoft 365を全社契約しているか?
契約しているならTeamsです。理由は単純で、Teamsの会議機能は実質「追加費用ゼロ」で使えて、Outlookの予定表・Word/Excelの共同編集・社内チャットと一体になっているからです。M365環境でZoomを別契約するのは、同じものに二重にお金を払う構図になります。
逆にGoogle Workspaceの会社なら、Teamsを選ぶ理由はほぼありません(その場合はGoogle MeetかZoomの二択になります)。
判断基準2: 社外との会議が多いか?
社外会議が多いならZoomに分があります。理由は「相手側の入りやすさ」です。Zoomはアカウントなし・アプリなし(ブラウザ)でも入室のハードルが低く、「入れません」「音が出ません」の開始5分ロスが起きにくい。営業・面談・顧客サポートなど、ITリテラシーが読めない相手との会議が多い会社では、この差が毎回効きます。
Teamsの社外招待も改善されていますが、相手の環境(会社のセキュリティ設定など)に左右されやすいのが実情です。
2つの基準で答えが割れたら
「M365契約済み、でも社外会議も多い」——この場合は、社内=Teams、社外=Zoomの使い分けで運用を固定するのが現実解です。中途半端にバラバラなのが一番消耗するので、「社外はZoomと決まっている」状態にすればリンク探しの混乱は消えます。コスト最優先ならTeamsに寄せて、社外会議のみ相手に合わせる運用でも回ります。
どちらを選んでも効く:議事録をAI化する
会議ツールの選定より、実は会議後の議事録作成の方が時間を食っています。ここはツールを問わず時短できます。
方法は2段階あります。まず、Zoom・Teamsとも標準の録画・文字起こし機能(プランによる)を使い、その文字起こしをAIに渡して「決定事項・宿題・担当者だけ抽出して」と整形させる方法。会議直後に議事録の骨格ができます。
もう一歩進めるなら、対面会議や電話も含めて拾えるAIボイスレコーダーを使う手があります。私の周りで評判がいいのがPlaud(プラウド)のようなAI搭載レコーダーで、録音から文字起こし・要約までが一台で完結します。オンライン会議に限らず「話した内容が全部資産になる」体験は、議事録係を任されがちな人ほど効きます。
よくある質問
Q. Google Meetは選択肢に入らない?
A. Google Workspaceの会社なら第一候補です。この記事の基準1を「Google Workspaceを契約しているか?」に読み替えてください。
Q. 無料プランで運用できる?
A. Zoomの無料プランはグループ会議に時間制限があります。毎日使う会社なら有料プラン前提で考えるのが現実的です(料金は公式で最新を確認してください)。
Q. 録画・文字起こしを使うときの注意は?
A. 相手への録画の事前確認と、機密内容をAIに渡す際の社内ルール確認。この2つだけは徹底してください。
まとめ
- 機能差で選ぶ時代は終わり。見るべきは自社環境
- 基準1: M365契約済みならTeams(実質追加費用ゼロ)
- 基準2: 社外会議が多いならZoom(相手の入りやすさ)
- 割れたら「社内Teams・社外Zoom」で運用を固定
- ツール選定より議事録のAI化の方が時短効果が大きい
まずは自社が2つの基準のどちらに当てはまるか、確認するところから始めてみてください。「うちは◯◯に統一」と決まるだけで、会議のたびのリンク探しや「入れません」のやり取りがすっと減っていきます。
ツールの統一は大きな決断に見えますが、実際は基準に当てはめるだけです。次の定例会議の前に、5分だけ考えてみてはいかがでしょうか。
